Uw documentgegevens verwerken
Zorg dat uw documenten gevonden worden!
Door uw documentgegevens te verwerken ondersteunen wij uw archief- en document beheer en beschikt u snel over uw gegevens voor vervolgprocessen.
Wanneer wij uw documentgegevens verwerken, bespaart u gegarandeerd kosten. Vanzelfsprekend met behoud-, of zelfs verbetering van de kwaliteit.
Wij verwerken uw documentgegevens zowel automatisch als manueel. Dit doen wij door middel van data extractie. Door de documenten te doorzoeken op bepaalde trefwoorden en deze te interpreteren op basis van vooraf bepaalde instructies, worden de documentgegevens verwerkt.
Om uw documenten voordelig te verwerken, werken wij vanuit Indonesië en proberen we zoveel mogelijk beslissingen te automatiseren. Als u kiest voor Zaico profiteert u van de lage kosten en flexibiliteit van uitbesteding. Gecombineerd met onze beproefde kwaliteit en service. Wij zorgen ervoor dat informatie geleverd wordt op de manier die het beste bij uw bedrijfsprocessen past.
Door de documenten te doorzoeken en te interpreteren, worden uw documentgegevens succesvol verwerkt.
Bespaar tot wel 60% op uw administratieve processen!
Met een uurtarief van € 8,50 per uur, bespaart u al snel veel geld op uw administratieve processen!
Thomas Daling
‘Ik heb het geluk dat ik al ruim 12 jaar samenwerk met Zaico en daarmee ook met Sherly. Eerst vanuit mijn rol als Commercieel Manager bij mijn vorige werkgever en nu mag ik ze vertegenwoordigen op de Europese markt.
Zaico staat voor kwaliteit en door een uitgebreide testfase weten ze vanaf de eerste toetsaanslag tijdens de productie de juiste kwaliteit te behalen. Het verkopen van de diensten van Zaico is daarom ook niet moeilijk. Met een kern-team aan Nederlandstalige medewerkers in Indonesië is Zaico de ideale partner voor o.a. digitaliseringspartijen’.
Gestructureerde documentgegevens verwerken
Hebt u documenten die gestructureerde data bevatten? Deze gestructureerde documenten kunt u eenvoudig door ons laten verwerken.
Ongestructureerde documentgegevens verwerken
Wij interpreteren en vinden de gewenste informatie in uw documenten. Om de gegevens vervolgens gestructureerd aan u terug te leveren.
Waarom uw documentgegevens verwerken?
Wanneer u bijvoorbeeld uw documenten gaat digitaliseren worden er afbeeldingen gemaakt van uw documenten. Maar het maken van afbeeldingen is slechts een deel van het digitaliseringsverhaal. De informatie in de documenten moet immers ook gevonden kunnen worden.
Vaak zijn uw documenten gebundeld in een ordner of map. Deze bevat vaak een rug-etiket met daarbij een categorie. Daarbij bevat de gemiddelde ordner of map tabbladen en een inhoudsopgave (index). Al deze gegevens zijn belangrijke meta data voor uw documenten en dienen derhalve ook gedigitaliseerd te worden.
Classificeren en Indexeren
Wanneer wij uw document gegevens verwerken passen wij o.a. classificering toe. Dat wil zeggen dat we de documenten, of delen van documenten, categoriseren.
In tegenstelling tot fysieke archieven, kunnen we door digitalisering uw documenten meerdere classificaties mee geven, hierdoor profiteert u optimaal van de voordelen van digitalisering.
Door indexering toe te passen worden uw documenten, of delen van documenten, vindbaar voor uw medewerkers.
Documenten verrijken
Door tijdens de gegevensverwerking bepaalde trefwoorden aan uw documenten toe te voegen (meta data), worden uw documenten verder verrijkt. Hierdoor kunnen uw medewerkers, aan de hand van het trefwoord, de documenten vinden of zoekopdrachten verfijnen.
In tegenstelling tot fysieke archieven, waar informatie vaak verspreid is in plukjes informatie in meerdere documenten, kunnen uw medewerkers direct alle beschikbare informatie vinden.
Door uw documentgegevens op een goede manier te verwerken ontstaat er een compleet beeld en profiteert u optimaal van de flexibiliteit van digitalisering.
Waarom uitbesteden bij Zaico?
Bij Zaico zijn uw data processen in goede handen.
Nederlandstalig
Nederlandstalig project management en verwerking. Eenvoudige communicatie en hoogwaardige kwaliteit.
Snel
Profiteer van het tijdverschil. Wanneer uw medewerkers naar huis gaan, begint onze werkdag.
Ervaring
Meer dan 15 jaar ervaring in het ondersteunen van administratieve processen voor klanten uit verschillende branches.
Kwaliteit
Kwaliteit is essentieel. Daarom voegen wij controles en validaties toe, waarmee wij de kwaliteit van uw data waarborgen.
Bespaar kosten
Vanaf € 8,50 per uur! Bespaar op uw administratieve kosten en profiteer van de vele voordelen van uitbesteding.
Betrouwbaar
Wij doen wat we beloven. Samen maken we afspraken over instructies, kwaliteit en doorlooptijd.
Meer weten?
Wilt u meer over ons en onze dienstverlening weten, kijk dan op onze over ons pagina, of neem contact met ons op!
Hoe worden mijn documentgegevens verwerkt?
Data extractie
Uw documentgegevens verwerken wij door middel van data extractie. Dat kan zowel handmatig als automatisch (door middel van tekstherkenning) gebeuren. Uit kwaliteitsoverwegingen bieden wij vaak een combinatie van beide technieken.
Of het nu gestructureerde documenten, of ongestructureerde documenten zijn. Wij zoeken de juiste documentgegevens (aan de hand van instructies en context) in uw documenten.
Zo bieden wij altijd een optimale en kosten efficiënte oplossing voor uw archief- of document beheer.
DMS
De gegevens kunt u toevoegen aan uw DMS (Document Management Systeem). Hebt u geen DMS? Geen probleem. De meta data kan ook direct aan het bestand toegevoegd worden, in de (pdf meta data). Hierdoor kunnen uw medewerkers de informatie ook vinden d.m.v. zoek functies in Windows o.i.d.
Hoe zorg ik er voor dat mijn documenten gevonden worden?
Door zowel de classificatie als de indexering toe te voegen aan de meta data van uw documenten. In de pdf meta data kan bijvoorbeeld een titel, auteur, datum, beschrijving, meerdere categorieën en trefwoorden toegevoegd worden.
Bijvoorbeeld door uw documenten te classificeren per machine, document type, product, onderdeel, datum of een combinatie.
En door specifieke trefwoorden te indexeren en toe te voegen aan de meta data. Bijvoorbeeld onderdelen, verpakking, datum of een combinatie.
Omdat u direct inspeelt op de informatiebehoefte van uw medewerkers, kunt u direct specificeren waarop wij moeten indexeren en classificeren. Hierdoor ontstaat een beter doorzoekbaar en beheerbaar archief- of document beheer.
Door uw documentgegevens te verwerken bespaart u tijd en profiteert u optimaal van de mogelijkheden van digitalisering.
Enkele voorbeelden
Omdat wij begrijpen dat niet iedere informatie behoefte hetzelfde is, zorgen wij voor maatwerk. Hier vindt u desalniettemin enkele voorbeelden.
Technische documentgegevens verwerken
Een industriële organisatie wil sneller kunnen handelen bij downtime of een audit.
In dit geval moest de technische documentatie verrijkt worden met relevante kerngegevens die door de documenten heen genoteerd zijn. De relevante kerngegevens zijn bijvoorbeeld onderdelen, pijpnummers, verbindingsnummers (ofwel lasnummers) en ISO-nummers, welke allen naar een bepaalde machine refereren.
Door de documentgegevens te verzamelen en de data te verrijken hebben ze hun database aanzienlijk kunnen verbeteren. Waardoor ze nu nog sneller kunnen handelen op het moment dat er iets mis is met een bepaalde machine.
Personeelsdossiers documentgegevens verwerken
De afdeling personeelszaken wil van iedere CV classificeren en indexeren op skills, certificaten en diploma's. Met als doel eenvoudig diversiteit in teams toe te voegen.
Door de documenten te doorzoeken op bepaalde trefwoorden en deze te interpreteren op basis van bepaalde instructies, worden de document gegevens verwerkt.
Hierdoor worden er per personeelslid bepaalde eigenschappen gevonden, maar kunnen deze eigenschappen ook organisatie breed uitgelijst worden.